The Voices of Capgemini Consulting

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IT : améliorer sa gestion documentaire grâce au big data ... et au 5S !

Par Boris Savoure, Antoine Genin, Managing Consultants et Bastien Jourdan de la Passardière, Principal

 

Toujours une bonne raison pour ne pas y aller !

 
Capitale dans une DSI, la gestion documentaire n'en reste pas moins un sujet épineux. Manque de temps, peu d'intérêt pour le sujet, absence de vrais outils de capitalisation, versionning multiple, masse de documents, obsolescence des répertoires, saturation des espaces de stockage, ... les raisons pour ne pas lancer de chantier documentaire sont diverses et bien souvent justifiées. "Entre le sharepoint, les fichiers excel ou word sur les PC des uns et des autres et ceux qui sont sur le serveur partagé, il nous est quasiment impossible de retrouver le bon document au bon moment. Et je ne parle même pas de ce qui est d'avoir de la visibilité sur le stock de documents en cours ou à produire ...". A l'instar de Jérôme, chef de projet au sein d'une DSI du secteur industriel, on estime que près de 80% de la production documentaire d'une DSI est obsolète. Au-delà de cet enjeu de mise à jour de la documentation, les équipes opérationnelles passent tout simplement trop de temps à chercher les documents.  
 

Et pourtant ... la base documentaire est critique pour une DSI

 
Au-delà d'être une obligation réglementaire sur laquelle les inspections générales et autre contrôle permanent portent un regard de plus en plus critique, la gestion documentaire pose un double enjeu. Le premier est d'ordre opérationnel : il s'agit d'accélérer les processus en réduisant la non-valeur ajoutée liée à la gestion documentaire. Les phases de transition "build to run" sont symptomatiques de ce phénomène documentaire. Ainsi, il n'est pas rare de constater des retards de bascule en exploitation qui génère une surcharge "artificielle" pour les équipes Build. En effet, les équipes investissent du temps à chercher la bonne information, la reporter à plusieurs endroits, ...  Le second est tout aussi important et porte sur la capacité à faire des opérationnels. Dans 95% des cas, la documentation projet (procédure, document d'exploitation, ...) reste le levier majeur pour monter en compétences. Les principales  observations menées au poste de travail montrent qu'un ingénieur d'exploitation passe 10 à 15% de son temps opérationnel sur des tâches d'ordre documentaire. L'optimisation de cette allocation est donc clé pour libérer de la marge de manœuvre dans les équipes. Enfin, investir sur sa gestion documentaire c'est également s'inscrire dans une perspective d'amélioration de la qualité vue du client. 
 

Le "big data" : une approche adaptée à la gestion documentaire ?

 
Greenbelt Lean Six Sigma, Jérôme a décidé d'utiliser la technique du "5 S" pour adresser le sujet d'optimisation de la gestion documentaire de son équipe de manière méthodique. Avec près de 50 000 documents recensés, il n'était pas question d'adopter la démarche traditionnelle qui implique une analyse exhaustive de l'échantillon. Il a donc décidé d'utiliser une méthode de "clustering" pour regrouper les documents en 15 catégories pertinentes. L'analyse permet de scanner les documents et les regrouper par thématique grâce aux mots clés qu'ils contiennent. Au final, ce sont moins de 10 000 fichiers, soit à peine 20%, qui sont identifiés comme réellement à valeur ajoutée.
 
Illustration - Analyse "Cluster plot" et thématisation des documents
 
 
 
Pour Jérôme, l'apport de l'analyse est immédiat car elle lui permet de cibler très précisément les efforts à fournir : périmètre des fichiers prioritaires à trier, historique critique de la documentation, documents à forts enjeux réglementaires, équipes concernées et propriétaires des documents, ...
 

Diviser par 3 le temps de recherche de documents

 
Concentré sur les 20% des documents à valeur ajoutée, Jérôme déroule son approche "5 S". Les fichiers sont "nettoyés", indexés puis positionnés sur l'outil de capitalisation de l'entreprise. Les 40 000 fichiers écartés sont mis "en quarantaine"  avant d'être supprimés progressivement après une analyse rapide, rendue possible grâce à la standardisation de l'algorithme de clusterisation. Au final, Jérôme estime que son équipe passe 3 fois moins de temps sur des tâches d'ordre documentaire. Un enjeu fort sur un périmètre qui a vu son parc applicatif croitre significativement sur les 6 derniers mois.
 

 

A propos de l'auteur

Bastien Jourdan de la Passardière
Bastien Jourdan de la Passardière

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